La regulación normativa de las aplicaciones TIC, una ayuda fundamental a la innovación. (Sistema de Gestión de Control Interno de CLM)

¿Existe una obligación normativa de regular las aplicaciones informáticas que utilizan las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones o competencias? Hoy día no es una obligación , aunque si hay antecedentes normativos que así lo establecían. Así, vemos como el ya derogado Real Decreto 263/1996, establecía en su artículo 5 que los programas y aplicaciones que efectuaran tratamientos de información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades del ámbito de la AGE deberían ser objeto de aprobación mediante Resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento y se publicarían en el «Boletín Oficial del Estado»

Lógicamente, esa previsión desapareció de la normativa posterior que reguló la administración electrónica. Hoy día el uso de aplicaciones informáticas es tan frecuente que los boletines oficiales estarían repletos de resoluciones de este tipo. Sentado que no parece haber una obligación si que me parece una práctica deseable regular aquellas aplicaciones de importancia estratégica que utilicen las administraciones Públicas por dos motivos fundamentales:

• Es un elemento facilitador del cambio: Para los empleados públicos lo que vemos en los Boletines Oficiales lo vemos con otros ojos, como si lo que estuviera al margen fuera menos «serio». Cuando se trata de una cuestión estratégica para la organización, la publicidad de las normas reguladoras de una aplicación refuerza a los agentes del cambio , convence a los indecisos y obliga a los resistentes.
• Compromiso de equipo: Además de los efectos descritos , un buen proceso de elaboración de una norma de este tipo es un trabajo coral y multidisciplinar en el que jurídicos, tecnólogos y expertos de negocio adquirimos conocimiento y compromiso. Constituye un trabajo de equipo enriquecedor en el que hay un esfuerzo por entender todas las caras del prisma y no ceñirnos solo a la que tradicionalmente ha sido de nuestra incumbencia.

Hoy se publica en el DOCM el Sistema de Gestión de Control Interno de la Intervención General de Castilla la Mancha. Este sistema no es una herramienta tecnológica sino que también lo componen personas, datos y procesos. Es el elemento configurador de una la necesaria implantación de un control basado en datos. En otro momento nos centraremos en los procesos y las personas pero hoy detallaré la regulación de las herramientas informáticas que lo componen:

1. Servicios de integración: En un principio , y partiendo de una teoría ideal la Intervención estableció la obligatoriedad de que los gestores electrónicos de expedientes con repercusión presupuestaria construyeran servicios de integración para relacionarse con el control interno. Los gestores de expedientes electrónicos generarían de forma automatizada el «apunte contable preliminar y lo remitirían también de de forma automatizada a sistema de control interno para que ejerciera su actuación. Aunque esté es el escenario final y preferente lo cierto y verdad es que a esta fecha los tramitadores no han tenido la madurez y disposición de recursos suficientes para «construir» esa parte del puente que lo relacione con el sistema de la IG.
2. Aplicación ICON (o el Plan B). La innovación no siempre sale a la primera, frecuentemente hay que dar rodeos para llegar al resultado deseado. Ante la situación descrita en el apartado anterior, Intervención General, no quiso permanecer pasiva a la espera de la existencia de una tramitación electrónica integral para mejorar sus procesos de control. A la vista que los servicios de integración se retrasarían, se diseña esta aplicación que promueve la relación automatizada de los sistemas de gestión administrativa con el de control interno y, a su vez, permite que aquellos que tengan una menor implantación electrónica en sus ámbitos de gestión puedan beneficiarse y progresar en la gestión interna de sus expedientes de gasto: facilita la toma de razón del RC automatizada, la generación múltiple de apuntes contables…etc
3. Aplicación Escritorio de Intervención: Este es el espacio de trabajo para la preparación y ejercicio de las funciones de control interno, así como la toma de razón en contabilidad, por parte de las unidades que ejercen función interventora. Esta herramienta está plenamente integrada con el sistema económico financiero garantizando la vinculación integra de la información contable con la remisión de los datos y documentos del expediente. Esta vinculación integra entre el apunte contable y la documentación administrativa hace innecesaria la existencia del documento contable y posibilita que la normativa reguladora de los procesos los elimine. En este nuevo entorno, el dato adquiere una especial importancia. Por ello en caso de que existan deficiencias significativas en los documentos o datos del expediente remitido, se procederá a la devolución del mismo sin efectuar la labor de control o contabilización correspondiente. Esta aplicación nos permite hoy la siembra de datos de calidad que nos dará gran conocimiento de nuestra actuación, detección de puntos débiles y también de buenas prácticas que extender al resto de la organización
   Empezamos a tener resultados de las medidas implantadas que se regulan en esta orden y son muy esperanzadores. Además también ha tenido un reconocimiento externo al ser ganador del Premio a las Buenas Prácticas en Auditoria otorgadas por la Fundación Fiasep. Este es el resultado de un camino lleno de aprendizaje en el que no todo ha sido fácil. Un camino que no ha hecho nada más que empezar y en el que empiezan a vislumbrarse nuevos retos para seguir mejorando la gestión presupuestaria y el control interno porque….todo puede mejorar!!