Nuevo marco regulatorio del control financiero en la JCCM: pequeños pasos en una buena dirección

En la Administración nos gusta pensar que estamos inmersos en una transformación digital. Hablamos de inteligencia artificial, automatización, datos, y servicios digitales.

Sin embargo, cuando uno analiza las normas que regulan el corazón de la actividad administrativa (la contratación, las subvenciones, el presupuestación o el control interno)descubre una realidad muy distinta: seguimos diseñando los procedimientos como hace veinte años y, como mucho, al final de la norma, añadimos un artículo diciendo que también podrán tramitarse electrónicamente. Ese no es un proceso digital. Es un procedimiento analógico informatizado .Por eso resulta especialmente interesante la nueva Instrucción que regula el control financiero . Aunque nace dentro de un marco normativo heredado de la Ley General Presupuestaria de 2003, que inevitablemente limita su alcance, introduce algunas ideas que apuntan hacia una forma distinta de entender el control interno .No estamos ante una gran reforma. Pero sí ante un cambio de dirección.. Os destaco los puntos que considero más interesantes de la misma:

1-. El control como proceso continuo: Hasta ahora el control financiero se realizaba con una sucesión de actuaciones: planificación, ejecución, informe y seguimiento. Además cada modalidad de control (función interventora y control posterior) vivían de espaldas entre sí. Esta nueva Instrucción, respalda jurídicamente lo que las TIC ya han hecho posible configurando el control como un proceso continuo de generación y utilización de información.

La información obtenida en una fiscalización previa, en una mesa de contratación, en una comprobación material de la inversión o durante un control financiero deja de agotarse en esa actuación concreta para alimentar el sistema de gestión de riesgos y mejorar la planificación futura. El producto del control ya no es únicamente un informe. Es conocimiento. Y esa idea conecta plenamente con los modelos internacionales de control interno como COSO. 

2. El control se diseña pensando desde el principio en un entorno digital

Durante años hemos aprobado normas que describen procedimientos completamente manuales para terminar diciendo que «podrán tramitarse por medios electrónicos».La nueva Instrucción cambia esa lógica. Se asienta sobre principios de:

• automatización;
• control por diseño;
• uso intensivo de datos;
• trazabilidad;
• integración entre sistemas;
• minimización de solicitudes de información al gestor.

No incorpora la digitalización al final del procedimiento sino en el propio diseño del sistema de control. Hasta ahora muchas actuaciones de control consistían, básicamente, en pedir documentación o corregir errores que con un adecuado diseño de sistemas corporativos de gestión dejan de producirse. Hoy día las conexiones entre aplicaciones corporativas de gestión con el sistema de control interno permiten acceder directamente a buena parte de esa información. Eso reduce cargas administrativas y permite dedicar más tiempo al verdadero análisis y empieza a construirse un sistema capaz de generar datos de calidad.

3. El control deja de mirar atrás: El modelo clásico era esencialmente retrospectivo. Se revisaban operaciones ya realizadas y las conclusiones llegan demasiado tarde al gestor. Con esta Instrucción el resultado del control  no solo se materializa en  informes sujetos a proceso contradictorio  sino que instauran nuevos instrumentos que permiten ayudar a que la organización pueda corregir durante la gestión:

• Informes sumarios (para cuestiones muy concretas y que requieren un diagnóstico rápido)
• Comunicaciones de control :  podrán cursarse cuando se detecten incidencias de relevancia, a fin de evitar su reproducción o la continuidad de sus efectos con el fin facilitar la rápida adopción de las medidas correctoras necesarias.
• Notas de control para informar sobre la evolución de las actividades de control o formular orientaciones, proporcionar datos o trasladar antecedentes que puedan facilitar o contribuir a mejorar la gestión y sus resultados
• Cuadros de mando e indicadores de riesgo.

4.Nuevas formas de comunicación: Si la finalidad es la mejora de la organización es importante repensar como comunicamos y en esto la instrucción también ofrece novedades:

• Comunicación directiva:  El control es un ciclo continuo, por tanto al Consejo de Gobierno además informar de los principales resultados del control financiero se complementará con la información relevante del control previo que asimismo influirá en la planificación del posterior
• Las tic ofrecen posibilidades que no podemos desaprovechar: asi se prevé que las comunicaciones de control podrán resultar del seguimiento sistemáticos de indicadores de riesgo mediante sistemas automatizados que permitan la activación de alertas tempranas.
• Claridad efectividad: Durante años hemos escrito informes pensando más en su precisión jurídica que en su utilidad. Los resultados del control ya sean informes, notas o comunicaciones, utilizarán un lenguaje claro y asertivo, evitando, en cuanto sea posible, el empleo de tecnicismos y vocabulario especializado, y obviando los contenidos innecesarios o superfluos. Tenemos que esforzarnos en ser entendidos por profesionales ajenos al mundo del control

No creo que esta Instrucción transforme por sí sola el modelo de control interno. Sigue condicionada por un marco legal concebido para una Administración muy distinta de la actual. Pero sí introduce una idea que merece la pena destacar: el control deja de entenderse como una sucesión de actuaciones aisladas para configurarse como un sistema continuo basado en datos, orientado a los riesgos y diseñado para mejorar la gestión.porque….todo puede mejorar!!