El control interno ante la automatización

Uno de los dilemas actuales a los que se puede enfrentar un órgano de control interno es que un órgano gestor anuncie que la gestión de determinado procedimiento administrativo con gasto se va a realizar mediante actuación administrativa automatizada (AAA). Recordemos que en la actuación administrativa automatizada no media la actuación de empleado público sino de un sistema o aplicación informática. A la Intervención General de CLM este dilema se le planteó hace unos meses y hoy se publica en el DOCM el Acuerdo de Consejo de Gobierno su resolución al mismo. Tenia que llegar, la AAA se reconoció ya desde la ley 11/2007 y sabíamos que debía de trascender de la mera emisión de certificados o copias auténticas de documentos.

Por ponernos en antecedentes, hay que tener en cuenta que en la Junta de Castilla la Mancha (como en muchas administraciones públicas) se efectúa fiscalización previa de la fase A ( previa a la convocatoria) , de la fase D (cuando se realiza la propuesta de resolución de concesión) y una intervención de la obligación (cuando se paga el anticipo en caso de que lo haya o se abona el importe que corresponda con arreglo a la justificación) .Como pondría de manifiesto la AIREF en su informe Spending Review sobre las subvenciones la gestión de la subvenciones se acompaña de una carga burocrática que se ve agravada por el numero de «terceros» implicados. Es decir mientras que en un contrato se aprueba un gasto (A) y se formaliza un contrato (D) con un tercero en el caso de la subvenciones pueden darse a cientos de miles (D) con lo que en este caso el procedimiento puede axfisiar (y así lo hace) a los órganos gestores en una maraña de tramites administrativos, presupuestarios y de control.

Como indicaba en el inicio de la entrada, en meses pasados tuvo entrada en la Intervención general para la emisión de un informe una propuesta de Bases Reguladoras de subvenciones en las que se planteaba efectuar la concesión de forma automatizada. Un gestor con impulso transformador se lanzaba a implantar los instrumentos que la normativa reconoce ¿Cuáles son las alternativas de un órgano de control ante estas iniciativas? Se me ocurren al menos 3:

• NO ROTUNDO: Este «no» puede basarse en justificaciones variadas pero en muchas ocasiones se reconducen a un «no se puede porque me asusta…..Me asusta porque no lo entiendo o no se como afrontarlo…. No sé como afrontarlo porque no tengo una plantilla adecuada a los nuevos retos que la gestión impone.»
  Sembrar dudas en entornos apocalípticos puede acabar con el ánimo de los gestores con mejores intenciones… una cita del ENS otra de la LOPD e incluso del Código Penal y asunto terminado. He visto frustrar muchos intentos de avance y mejora procedimental en base a miedos con poco fundamento Ojo, no digo infundados, pero muchas veces los «fantasmas» o riesgos que se ven ante lo desconocido son sencillamente mitigables si se apunta en la dirección correcta. Además debo añadir que estos frenos no siempre proceden del órgano de control sino que han venido de otros muchos frentes.
  
• SI, PERO NO La segunda opción seria hacer como que nada sucede y romper esa cadena automatizada en el momento de la fiscalización. Es decir se permite al gestor realizar de forma automatizada hasta la fase de propuesta de resolución para su fiscalización previa. Esta opción no sólo provocaría un procedimiento más ineficaz sino que además colocaría al personal de la intervención a perseguir algoritmos…buscar el fallo en actos y resoluciones dictadas por aplicaciones informáticas… no se me ocurre tarea más alienante , frustrante y que aporte menos valor….No dejemos a los nuestros en esta situación.. Es como si les obligáramos a puntear si las líneas de cada factura electrónica coinciden con el total, persiguiendo un fallo del esquema de datos estructurados facturae o de los controles del Punto de Entrada. Esta postura en ocasiones viene motivada porque algunas normativas presupuestarias establecen un sistema rígido de control que no facilita adaptaciones por procedimientos, sino que la modalidad de control se aplicará por razones meramente subjetivas y no en atención al riesgo (por ejemplo función interventora a sector Administración General y Organismos Autónomos y el control posterior Entidades Empresariales etc..) En una sociedad como la actual en continuo cambio no parece razonable que las entidades de control se rijan por leyes que determinen su actuación de forma inmóvil. Hasta en el caso de éxito como el de factura electrónica me parece un error que su ley reguladora (la 25/2013)exigiera un informe de auditoria anual de funcionamiento del punto de entrada de facturas. Si el proceso esta automatizado y una vez el sistema funciona no me parece eficiente destinar recursos a repetir año tras año el mismo informe. Las entidades publicas deben gestionar el riesgo y los órganos de control deben orientarse a este enfoque.
• TE ACOMPAÑO: En la Intervención General de Castilla la Mancha si se ha podido adoptar esta opción porque contábamos con los dos requisitos mínimos que hemos mencionado:
  • Equipo adecuado: En primer lugar los riesgos en la actuaciones automatizadas está en el diseño de la aplicación y ahí es donde debe estar el órgano de control. Para evaluar y afrontas es imprescindible contar con nuevos perfiles en nuestra organización, trascender de los clásicos ADE, Derecho y Economistas para incorporar tecnólogos auditores de sistemas . Estos nuevos perfiles nos permiten afrontar los nuevos riesgos que conlleva la automatización sin entrar en pánico.
  • Normativa que permite adaptar el control al riesgo: En segundo lugar debemos contar con una legislación que permita adecuar el control a la gestión con cierto grado de flexibilidad. En la Junta de Comunidades de CLM nuestra ley de Hacienda establece que » El Consejo de Gobierno podrá acordar, a propuesta de la consejería competente en materia de hacienda y a iniciativa de la Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha: a) La sustitución de la función interventora por el control financiero, permanente o posterior, en relación con determinados órganos o servicios, o respecto a determinadas áreas de actuación o expedientes de gasto… c)La habilitación a la Intervención General para la precisión de las áreas de actuación o expedientes de gasto objeto de la sustitución, con la finalidad de garantizar el ejercicio más adecuado de sus competencias en materia de control interno.
    En uso de esta habilitación se publica en nuestro DOCM el acuerdo de Consejo de Gobierno por el que se determina la sustitución de la función interventora por el control financiero permanente en expedientes de gasto derivados de las concesiones de subvenciones públicas y/o el reconocimiento de obligaciones derivadas de las mismas, que se lleven a cabo a través de actuaciones administrativas automatizadas y que se determinen por resolución de la Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, previa comprobación de que los sistemas de gestión empleados reúnen los garantías y controles automatizados necesarios para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y presupuestarios aplicables al efecto.
    Así como vemos el Consejo de Gobierno hace uso de un instrumento valioso de la ley de Hacienda para adaptar la modalidad de control a la actuaciones automatizadas pero eso si, condicionado a una comprobación previa de que las herramienta tecnológica en la que se sustenta cumple con las garantías necesarias
    No es la situación final que aspiramos a alcanzar. Nuestro sistema de control interno debe adaptarse para poder efectuar controles de actuaciones automatizadas de forma concomitante…pero si es un gran paso, que nos ha hecho crecer en un trabajo colaborativo con el gestor proponente y del que estoy segura obtendremos mucho aprendizaje…..todo puede mejorar!!!