La problemática es común en muchas administraciones. Los distintos sistemas informáticos de gestión de expedientes electrónicos que conllevan gasto público (contratación, subvenciones, conciertos….) se han diseñado al margen o de forma ajena al procedimiento presupuestario y contable. En mi opinión esto es incumplir el articulo 70 de la Ley de Procedimiento Administrativo que exige que «Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita» El expediente electrónico debe formarse e integrarse con el expediente contable, máxime cuando la existencia de crédito y su fiscalización es un requisito que puede determinar la anulabilidad o nulidad de los actos administrativos que los componen. En el ámbito privado no han cometido ese error….asi ha florecido el comercio electrónico, inconcebible sin automatizaciones de acciones (la suma de la cesta de la compra on line) y conexión con el banco (el cargo en tu cuenta del importe de la compra)… nadie necesita imprimir.

Esto ha forzado que a la hora de ejercer la función interventora, y para posibilitar la puesta a disposición del expediente completo, se haya buscado distintas soluciones (diseño de una aplicación de remisión como IRIS en la IGAE o bien habilitar al Interventor en varios sistemas informáticos de gestión ya sea de contratación o subvenciones) Hace meses publiqué un estudio sobre la situación.

En la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha la estrategia es la imbricación del procedimiento administrativo y contable haciendo posible la supresión del documento contable y la automatización de acciones que nos libere de las dichosas comprobaciones y punteos (piensa que por mucho que firmes electrónicamente 1567 resoluciones de concesión de subvenciones a determinados NIF por determinos importes y «manualmente» haces 1567 documentos contables «D» por importes y a NIF los departamentos de control tendremos que efectuar comprobaciones hasta que el error humano se elimine mediante la automatización)Esta estrategia requiere un medio plazo para ser concluida pues sobre todo conlleva muchísima reingeniería procedimental y una importante labor de gestión del cambio

En esta nos encontramos cuando estalla la crisis sanitaria. Castilla La Mancha tiene su sistema económico financiero en un ERP en SAP. Los expedientes contables se ordenan con la entrada en papel en las unidades de intervención que en su mayoría son mixtos (formados por trámites en papel y otros electrónicos) y ante esta situación…¿que hacemos? Pues no detenernos, ver una oportunidad de mejora y procedimos a «okupar» la herramienta que los informáticos utilizaban para dar trámite y respuesta a los usuarios de la Junta cuando tienen un problema informático. Así en un plazo de dos días se transformó el procedimiento y la tecnología necesaria para la remisión de expedientes para su fiscalización/contabilización de manera telemática asegurando la continuidad y el rigor en los pagos, permitiendo el cumplimiento de las medidas de confinamiento y reforzando el modelo de trabajo para darle continuidad ante posibles bajas laborales. Para ello ha sido fundamental una pequeña adaptación de la herramienta de ticketing de incidencias informáticas que ha servido como herramienta por el que se remiten expedientes y se efectúa la comunicación con el gestor. (Publicado como Buena Práctica en Club de Innovacion)Este cambio ha ido acompañado de las siguientes medidas:

  • Adaptación a la estructura Intervención General: Con el objeto de poder adaptar el CRU a la función interventora se crearon un área en el sistema por cada unidad de Intervención Delegada o Territorial, siendo administradas cada una de ellas por el Interventor Delegado y dando de alta a todo el personal adscrito a cada unidad.
  • Reingeniería procedimental mediante resolución del Interventor General de 24 de marzo de 2020, por la que se definió el procedimiento con el objetivo de “acompasar” la tramitación administrativa con la contable, haciendo reingeniería del procedimiento y suprimiendo la necesidad de firma del documento contable por el Interventor, sustituyéndola por su actuación en el sistema económico financiero. Su “click” tomando razón en el sistema y señalando en número de expediente en CRU equivale a su firma en el documento. Toda esta actuación viene sustentada por normativa que reconoce la potestad al Interventor General de determinar cómo firman los usuarios en el sistema. Los interventores tienen perfiles cualificados en el sistema que le permiten realizar ciertos actos en un sistema auditado para dar cumplimiento estricto al ENS.
  • Difusión y gestión del cambio: De forma inmediata se habilitó una recurso en la web de la Intervención General “Recursos para el Estado de Alarma por el COVID 19” en la que se publicó la normativa dictada y videos tutoriales para que tanto gestores como personal de la intervención pudieran conocer cómo actuar y así, facilitarles su adaptación al nuevo entorno.
  • Datos: en una semana y media de funcionamiento se han tramitado mas de 2000 expedientes permitiendo a la Junta de Comunidades efectuar sus pagos con normalidad. Ha permitido realizar pagos por más de 486 millones de euros

Una parada en el camino, haciendo de la necesidad virtud, pero pienso que aquellos que no hayan tenido la oportunidad de buscar una solución tan instantánea esta crisis supondría un verdadero problema porque en determinadas AAPP la mera firma electrónica de documentos sin un gestor que imponga una lógica procedimental (por ejemplo: sin propuesta de resolución no es posible hacer resolucion de concesion) puede hacer que las labores de comprobacion sean mucho mas complicadas que en el papel. Y esto no es resistencia al cambio, es que el cambio en estas condiciones no lo digiere cualquiera. Todo puede mejorar

El control: ese gran olvidado de la transformación digital en las AAPP.
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Matilde Castellanos Garijo


Funcionaria Cuerpo Superior de Comunidad Autónoma,Especialidad Jurídica, Máster en Dirección Publica y en Dirección TIC. Desde los inicios de mi etapa profesional he estado, sin saberlo, ligada a procesos de innovación publica. Así, participé en la puesta en marcha del Portal del Empleado y Concurso de traslados on line, Diario Oficial de Castilla La Mancha Electrónico...nunca he abandonado la búsqueda de mejorar los servicios públicos. Desde el 2008 trabajo ligada al ámbito económico financiero en el que he participado en la implantación de la Factura electrónica así como la firma electrónica en el sistema económico financiero. Soy docente en cursos de la Escuela de Administración Regional en los que intento transmitir el entusiasmo por la innovación y mejora en todos los ámbitos de la Administración Pública.


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