El DOCM ha publicado una nueva modificación de la Instruccion de Operatoria Contable.(IOC). Este es el principio del fin del documento contable en la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha. La IOC es la guía que fija las actuaciones a seguir para dar el debido reflejo en contabilidad de las actuaciones administrativas con repercusión económico financiera. Si bien es una modificación más amplia hoy me voy a centrar en la previsión que contiene la Disposición Adicional Única.

Esta Disposición refleja una apuesta decidida de transformación en la gestión para centrar nuestra actividad en el dato y no en los documentos. La Disposición a la que me refiero fija una estrategia para la evolución de las aplicaciones informáticas de gestión de expedientes corporativos (pensemos en aplicaciones de contratación, subvenciones, convenios, gasto social…) : estos deben comunicarse con el sistema económico financiero en el que se efectúa el control del gasto y la contabilidad (ECOFIN) . Conforme se vayan culminando estas comunicaciones e integraciones mediante Resolución del Interventor General se determinará los siguientes efectos :

  • Desmaterialización del documento contable, asi se efectuará la sustitución de los documentos contables por anotaciones contables informáticas en el sistema ECOFIN. Adiós a los documentos, ahora sí, la impresion dejara de ser necesaria para efectuar un control del expediente.
  • Reingenieria de procedimientos .Dicha sustitución conllevará que, una vez dictados los actos, realizados los hechos y formalizadas las operaciones que, conforme a derecho, generen efectos económicos, financieros o patrimoniales, quede adoptado el gasto o el ingreso en la fase correspondiente de ejecución del presupuesto, realizándose las anotaciones contables que correspondan en el sistema de información económico-financiero. Pongamos un ejemplo : la propuesta definitiva de concesión de una subvención a favor de X en la aplicación que gestiona subvenciones implicará la adopción en el mismo acto del compromiso de gasto y generación de un apunte contable D a favor de X en estado preliminar en el ECOFIN.
  • Automatización de acciones. El diseño de las conexiones entre el sistema de gestión de expedientes y el ECOFIN debe garantizar que si un tramite ha sido fiscalizado favorablemente en el ECOFIN no podrá alterarse posteriormente en el gestor de expedientes. Veámoslo con un ejemplo:
    • El gestor de expedientes comunica al ECOFIN su propuesta definitiva de resolucion de concesión y mantiene el expediente bloqueado en solo lectura a la espera de la respuesta del ECOFIN.
    • Una vez el ECOFIN le comunique al gestor de expedientes el resultado favorable del control el gestor de expedientes desbloqueará el expediente con la única opción de firmar la resolución de concesión.
    • Una vez firmada la resolución el gestor de expedientes se lo comunica al ECOFIN y este lo contabiliza automáticamente. Un humano ya no tendrá que comprobar que lo que fiscalizó es lo formalizado sino que el sistema lo garantizará.
    • Así, vemos que la fiscalización previa se configura como una requisito habilitante para que el gestor de contratos o subvenciones te permita hacer determinadas acciones y el reflejo en contabilidad se automatiza suprimiendo la voluntariedad del mismo. ¿que significa esto? Menos supuestos de reconocimientos de obligaciones . Una contabilidad que constituye un reflejo fiel de lo que sucede en la vida administrativa.

Centrar el trabajo en datos no significa que no se deje testimonio documental de las actuaciones administrativas que se efectúan en los distintas aplicaciones de gestión y el ECOFIN. Por supuesto, el sistema generará un documento que recoja la información de la anotación del registro contable, la fecha, la hora y la autoría de quien realiza la acción en el sistema pero la gestión no gravitará entorno al mismo , sino a los datos y las conexiones de los distintos gestores con el ECOFIN. No se inventa nada, así lleva funcionando años el comercio privado, la AEAT, la Intervención General de la Generalitat de Cataluña …las ventajas son infinitas. Dejamos de digitalizar la burocracia para gestionar y controlar con eficiencia. No creemos que la revolución digital la provoque la firma electrónica de un documento contable.Así, la banca on line no se transformó firmando electrónicamente la cartilla de ahorro sino sustituyéndola por apuntes contables en las cuentas de ahorro mediante la conexión de los comercios con los bancos

Esto no es más que el comienzo de un largo camino con muchas dificultades, que no son tecnológicas sino que vendrán principalmente por marañas competenciales, costumbres y arraigos más basados en personalismos que en resultados contrastados.Estamos convencidos de que merece la pena …porque todo puede mejorar.

Castilla La Mancha pone fecha de caducidad a los documentos contables. Del documento al dato.
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Matilde Castellanos Garijo


Funcionaria Cuerpo Superior de Comunidad Autónoma,Especialidad Jurídica, Máster en Dirección Publica y en Dirección TIC. Desde los inicios de mi etapa profesional he estado, sin saberlo, ligada a procesos de innovación publica. Así, participé en la puesta en marcha del Portal del Empleado y Concurso de traslados on line, Diario Oficial de Castilla La Mancha Electrónico...nunca he abandonado la búsqueda de mejorar los servicios públicos. Desde el 2008 trabajo ligada al ámbito económico financiero en el que he participado en la implantación de la Factura electrónica así como la firma electrónica en el sistema económico financiero. Soy docente en cursos de la Escuela de Administración Regional en los que intento transmitir el entusiasmo por la innovación y mejora en todos los ámbitos de la Administración Pública.


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One thought on “Castilla La Mancha pone fecha de caducidad a los documentos contables. Del documento al dato.

  1. Felicidades. Digitalizar consiste también en datificar. Ese es un buen enfoque de transformación digital.

    En algún momento necesitaréis una pieza transversal a vuestra organización: una Oficina de Gobernanza de Datos. Esta oficina se ocuparía de dar calidad y automatización a los datos, compartirlos con los agentes internos o externos que tengan que usarlos y generar una cultura de uso de los datos para la toma de decisiones. En pocas palabras: dar valor a los datos.

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