Lo confieso: YO IMPRIMO

Hoy día pocas cosas quedan a salvo de los titulares impactantes. Han sido muchos los que han justificado  la implantación de la  administración electrónica por una conciencia medioambiental Si digitalizamos salvamos el planeta. Todos hemos leído titulares sobre el ahorro de papel y la conservación forestal que supone la nueva administración SIN papel, como esta noticia donde destaca que se ahorra papel equivalente a dos veces los árboles del Retiro.

Ese mensaje ha llegado a calar y hay cierta creencia de que el mero hecho de que un documento o acto administrativo se emita electrónicamente hace innecesaria su impresión en papel.

Y si, lo confieso: yo imprimo gran parte de los expedientes cuando voy a fiscalizarlos. Pero por favor, no me juzguen antes de ver mis motivos.

Con la plena implantación de la administración digital el ahorro del papel será un efecto muy beneficioso, eso no hay dudas. …pero este es un efecto a medio plazo de la innovación digital y no el fin de la misma.

Si miramos al ámbito del comercio privado es cierto que el papel ha ido desapareciendo, vemos claros ejemplos: la antigua y extinta cartilla de ahorro que era el soporte de la contabilidad particular, los resguardos de compra que antes firmábamos en las cajas de supermercado en compras con tarjeta, o los tickets que ahora se remiten al email o app móvil…  Esta supresión ha sido paulatina por la falta de utilidad del papel frente a un proceso de digitalización centrado en tres aspectos:

Conectividad comercio –banca: Zara y mi banco se comunican, ningún humano interfiere en esa conexión, no hace falta imprimir el ticket (aunque pueda). Cuando doy click a comprar el proceso es claro: La tienda es la que pregunta a mi banco¿Tienes dinero? Te vendo los pantalones. ¿No lo tienes? No hay negocio.

Automatización de tareas: Cuando compramos en un comercio on line, (volvamos a ZARA) no hay ningún humano que realice la suma de la cesta “digital” de productos que vamos añadiendo, tampoco se introduce por ningún humano los importes de cada producto ni calcula el IVA, ninguna persona teclea el importe que se carga en mi cuenta por esa compra online. Voy a zara.es veo el producto selecciono cantidad y añado…ya está. Sencillo, fácil, poco margen para el error humano.

Disponibilidad de datos: Los clientes accedemos a los datos de nuestra cuenta en cualquier momento a través de internet y de aplicaciones móviles, la cartilla se vuelve en un medio inútil frente a la inmediatez y comodidad de mi aplicación móvil

La supresión del papel vendrá por la falta de utilidad frente a un proceso de digitalización basado en la conectividad comercio-banca, automatización de tareas y la disponibilidad de los datos

El papel ha dejado de ser útil en el ámbito del comercio digital privado…pero y ¿Qué pasa en la Administración Pública? ¿es inútil ya el papel?

La administración pública, con excepciones, se encuentra en una fase extraña, en una burocracia digitalizada. Aún estamos centramos en firmar electrónicamente la cartilla de ahorro (llamemos así al documento contable en cualquiera de sus fases) y los actos administrativos (ya sea una concesión de subvención, una adjudicación de un contrato o una sanción..) con un certificado electrónico reconocido cualificado, interoperable, infranqueable…pero todo sigue igual. Así Miguel Solano dice que en 2019  “Las herramientas son todas las que podemos requerir, pero el procedimiento sigue siendo el mismo” En efecto se ha cambiado el formato, pero no el proceso.  No hay conectividad, automatización ni disponibilidad a datos generalizada. Firmar electrónicamente no es modernizar procedimientos, es una pequeñísima fase que dota de ciertas características adicionales a un documento frente a la firma en papel.

Firmar electrónicamente no es modernizar procedimientos, es una pequeñísima fase que dota de ciertas características adicionales a un documento frente a la firma en papel.

Así, con carácter general negocio (por ejemplo, gestor electrónico de contratación) y banca (sistema económico financiero) no conectan. Hay empleados públicos que hacen el documento contable de retención de crédito (RC) a la vista de lo que el órgano que tienen una necesidad señala que quiere comprar (firmado electrónicamente) : Aquí pueden darse por tanto, errores en las partidas, posible error en las cantidades , …. Continuamos el procedimiento…se elaboran unos pliegos a la vista de las necesidades que pero se calculan por un humano los distintos datos que los conforman: no hay automatización en el valor estimado, en la solvencias exigidas, en las partidas que se indican… por fin llega al servicio jurídico que a la vista de todos esos documentos firmados electrónicamente elaborará un informe sin reaprovechar los datos anteriores, otra vez posibilidad de incoherencias y contradicciones en el expediente. No hay disponibilidad  ni gestión centrada en los datos

Si el órgano que ejerce control sea jurídico o fiscalizador tiene que hacer una labor reflexiva en el  examen de un expediente con documentos contables asociados, comprobar la coherencia de un PPT con los datos consignados en la memoria económica, la configuración y desagregación del precio de licitación y su valor estimado etc….… el papel puede seguir siendo útil.  La necesidad de hacer anotaciones y comprobaciones hoy por hoy pueden justificar una mejor desenvoltura en este entorno papel que en el digital a falta de un sistema integral de administración electrónica que conecte, automatice y sean disponibles los datos.

¿Cuándo dejaré de imprimir? Cuando el gestor electrónico de contratación tenga unos roles definidos que solo permitan iniciar o aprobar expedientes según las competencias asignadas por la norma, el gestor conectará  con el sistema  económico financiero en llamada webservice y solo le dejará continuar si hay crédito en la partida sobre la que tiene competencia generando un apunte contable. Ese sistema te impedirá aprobar un contrato por un periodo de ejecución superior al legalmente establecido y una vez se apruebe el acto administrativo fiscalizado lo reflejara de forma automatizada en contabilidad, son solo pequeños ejemplos de unos procesos que en mayor parte son automatizables como señalan Pastor y Nogales. La fiscalización previa será una condición necesaria y habilitante para que el acto administrativo se produzca y el reflejo contable sera una consecuencia automatizada de dicho acto. Los sistemas asi lo garantizarán. El Interventor dejará de comprobar muchos extremos  en cada expediente para pasar a ser controladas por las auditorias de sistemas sobre las que tanto camino ya se está avanzando gracias entre otros a  Antonio Minguillón como lo expone en este artículo sobre las nuevas guías prácticas de fiscalizacion de los OCEX.

En la actualidad firmamos documentos en formato digital pero seguimos con la cartilla de ahorro, los tickets…..los sistemas no explotan los datos que los documentos contienen.

¿Son tantas las diferencias normativas que hacen que lleguemos a resultados ton opuestos? Mi opinión es que no, la legislación que regula la administración digital es amplísima (así lo demuestra la Agencia Tributaria  y Seguridad Social que si han aprovechado esa amplitud) Tampoco la tecnología, ya la conexión webservices es algo al alcance de cualquiera. Falta la mentalidad..todo puede mejorar.

Lo confieso: YO IMPRIMO
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Matilde Castellanos Garijo


Funcionaria Cuerpo Superior de Comunidad Autónoma,Especialidad Jurídica, Máster en Dirección Publica y en Dirección TIC. Desde los inicios de mi etapa profesional he estado, sin saberlo, ligada a procesos de innovación publica. Así, participé en la puesta en marcha del Portal del Empleado y Concurso de traslados on line, Diario Oficial de Castilla La Mancha Electrónico...nunca he abandonado la búsqueda de mejorar los servicios públicos. Desde el 2008 trabajo ligada al ámbito económico financiero en el que he participado en la implantación de la Factura electrónica así como la firma electrónica en el sistema económico financiero. Soy docente en cursos de la Escuela de Administración Regional en los que intento transmitir el entusiasmo por la innovación y mejora en todos los ámbitos de la Administración Pública.


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