Una de las cuestiones que impone el uso de las TIC es que todo cambia muy rápido, y es obligado reaccionar con la misma velocidad…hace un año se publicó una Resolución del Interventor General por la que se declaraba la automatización de ciertas actuaciones contables y hoy el DOCM publica la que lo sustituye.
POr contextualizar, decir que en este año la tramitación del gasto público en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha ha dado un gran salto. Sólo en estos últimos meses podemos destacar:
- La eliminación de los documentos contables con la modificación de la Ley de hacienda se eliminan los documentos contables y estos pasan a ser datos estructurados que acompañan al expediente administrativo. Ya no hay actos de ejecución presupuestaria, éstos son efectos de los actos administrativos que los generan.
- Una operatoria contable que impone automatización como vía preferente para la generación de los apuntes contables. El gestor «sólo» debe dedicarse a efectuar la tramitación administrativa en su aplicación correspondiente, ya de forma transparente para él, el sistema efectuará el apunte contable, lo asocia a los datos y documentos administrativos y lo remitirá a la unidad de la Intervención correspondiente.
La resolución publicada en 2022 , lógicamente aún hablaba de documentos contables y mediante la misma se declara la automatización de dos actuaciones : la toma de razón contable de las modificaciones de crédito autorizadas así como contabilización de la mayoría de retenciones de crédito.
Ahora, en noviembre del 2023, se sustituye esta resolución para adaptarla a la inexistencia de los documentos contables y a los 2 anteriores supuestos se añaden otros dos :1. AJUSTES MULTIFASE: Quizás en un futuro cercano nos echemos las manos a la cabeza de pensar en como se hacían las cosas, pero lo cierto y verdad es que en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (como en muchas AAPP) para hacer un reajuste de anualidades de un contrato que por ejemplo finalizaba en 2023 y por su ritmo de ejecución debemos retrasar su finalización a la anualidad 2024 , el gestor tenía que acompañar a la resolución administrativa en cuestión los siguientes documentos contables (en nuestro caso ya apuntes):
-en la anualidad 2024: RC en su caso, tras su contabilización, apunte A y después apunte contable D .
-en la anualidad 2023: Tras esto se debería realizar un apunte barrado D/ ,una vez contabilizado A/ ,y en su caso RC/ .
Téngase en cuenta que aquellas administraciones que tengan documentos contables en lugar de apuntes, además deben recabar las oportunas firmas para cada uno de ellos en las distintas fases.
Asimismo en determinadas administraciones, si hay insuficiencia de crédito en la partida de 2024 (lo correcto es hacer primero el movimientos positivo y luego el negativo), obligaban a realizar la modificación presupuestaria correspondiente…para luego barrarse . Esta práctica se impone por la necesidad de garantizar el respaldo presupuestario a un contrato porque la ineficiencia del proceso de reajuste puede llevar a que el movimiento de reajuste finalice muchísimos días después de comenzarse.
La máxima a la hora de efectuar automatizaciones y reingeniería de procedimientos es la siguiente: en el procedimiento administrativo, si en un trámite determinado no hay decisión que adoptar si podemos modificar la normativa , ese tramite debe suprimirse (ejemplo de nuestra Ley de Hacienda con los actos de ejecución de gasto) y si no podemos modificar la normativa, dicha actuación debe automatizarse. Este es el caso de esta automatización : la decisión del ajuste está tomada en el acto administrativo todos los pasos intermedios no hay decisión y por tanto son automatizadas (…hasta que la normativa suprima la necesidad de esas fases intermedias..)
En la definición del proceso además se efectúa garantizando que se aplican por el sistema los controles que la normativa impone:
– El sistema no deja validar un ajuste si el mismo supera los limites de gasto plurianual que impone la ley de hacienda hasta que no sean autorizados.
– La automatización permite hacer primero los asientos negativos garantizando el bloqueo de los créditos hasta la realización de los positivo por lo que habrá menos insuficiencias de crédito y necesidad de realizar transferencias. Mayores garantías, puesto que se garantiza el respaldo presupuestario, en un proceso mucho más eficiente que no requiere transferencias de saldos que quedaran ocioso tras el reajuste.
Dice el anexo «La contabilización de la operación de ajuste por parte de la unidad competente en una de las fases, desencadenará de forma automatizada la generación y contabilización de sucesivas operaciones contables de ajuste -positivas y negativas- en las fases anteriores y posteriores, según proceda. El sistema realizará las verificaciones necesarias derivadas de la existencia de crédito en todas las fases afectadas, así como aplicará las restricciones y controles que operen en cada una de esas fases contables, como por ejemplo, la superación de porcentajes. Igualmente se asegurará la transaccionalidad del ajuste multifase, esto es, o bien todas las operaciones derivadas del ajuste se llevan a cabo íntegramente, o bien ninguna, asegurando de esta forma la fiabilidad de la información del sistema. Esta actuación automatizada quedará circunscrita a las operaciones contables de ajustes derivados de actos de naturaleza contractual.«
-2. CERTIFICADOS CONTABLES: El sistema emitirá a demanda, de forma automatizada, certificado acreditativo con la información registrada en el sistema económico-financiero relativa a la anotación contable. La emisión de este certificado exige la existencia de la anotación contable, esto es, que se haya efectuado la toma de razón en contabilidad de la operación.
Hay que aclarar que en ningún caso estos certificados se exigen por el control interno en la gestión de los expedientes ( las unidades de intervención tienen acceso directo a los datos contables que se asocian a los expedientes administrativos)pero se emiten para que el gestor los pueda utilizar frente a terceros.
La automatización, sin duda, será la gran protagonista del futuro inmediato en la gestión contable y el control interno porque ….todo puede mejorar!!!
Buenos días Matilde. Muy interesante.
El nivel de cumplimiento de la legalidad está directamente relacionado con el uso de la tecnología. Ciertas fases de los procesos se deben automatizar con herramientas que controlen y validen el cumplimiento de requisitos legales.
Eso sí, los procesos hay que depurarlos, simplificarlos, ordenarlos, … No hay tecnología que pueda automatizar la anarquía administrativa.
Creo que el punto de partida es un simple mapa de los procesos de trabajo. Dejo aquí unos de contratación, por si pueden servir algo a alguien en una iniciativa de automatizar lo prescindible y mejorar el proceso de contratación pública.
Un fuerte abrazo.
https://miro.com/app/board/uXjVOlbtJ5s=/?share_link_id=720358430845
Gracias Guillermo..estoy totalmente de acuerdo contigo. A veces intentamos automatizar procedimientos que son una autentica locura..y eso va directo al fracaso. Por eso insisto tanto en que el hito más grande en reingenieria procedimental lo conseguimos con la modificación de la Ley de Hacienda…y a partir de ahí todo es mucho mas sencillo. Gracias por el enlace al mapa, es muy interesante!!
Hola Matilde.
Estoy totalmente de acuerdo contigo.
La racionalidad hay que emplearla en donde se encuentran los requisitos de los sistemas de información, es decir, en la normativa subyacente. De esa forma, el resto se allana totalmente.
Y para ello considero fundamental dos cosas:
– que en el proceso de elaboración normativa participen todos los que tengan algo que decir sobre la misma y que lo hagan desde el momento inicial, es decir, desde la definición del problema
– y que ese trabajo se haga con un enfoque en gestión por procesos como bien apunta Guillermo.
Para lo primero ‘solo’ hay que organizarse. Para lo segundo ‘solo’ hay que formarse.
Por mucho que nos queramos gastar en ambas tareas, algo que no es necesario, siempre será mucho más barato que el coste de no hacerlas (como suele ocurrir).
Me gusta resumir esta teoría ‘revolucionaria’ en una frase que leí hace tiempo: hacer bien lo que hay que hacer. Para eso primero tienes que saber lo que hay que hacer, es decir, intentar cubrir las necesidades de la sociedad que son de tu competencia; y luego, intentar hacerlo lo mejor posible.
Un saludo y enhorabuena por vuestro trabajo.
Muchisimas gracias Giordano. Me encanta esa frase que citas » Hacer bien lo que hay que hacer» …Lo que avanzariamos si fuera nuestra máxima!! Hay que seguir intentándolo..estoy segura que recogeremos los frutos.
El análisis detallado de los procedimientos realizado por personas con experiencia en la materia es un muy buen complemento de las simplificaciones jurídicas. Es un binomio que siempre da sus frutos.
Una vez más, ENHORABUENA por los logros.