En la Administración Pública en general y en el ámbito del control en particular , debemos desterrar de una vez por todas el «siempre se ha hecho así». Si pudo ser tentador entregarnos a la pereza administrativa de no cambiar nuestra forma de hacer las cosas, hoy día en entornos tan volátiles esto ya no es admisible y debemos cuestionarnos permanentemente, En esta entrada trataré de poner sobre la mesa algo que en su momento pudo ser útil pero hoy se puede convertir en un área de riesgo. Se trata de ese régimen «de favor» que tienen las suscripciones a bases de datos.
La Disposición Adicional 9º de la Ley de Contratos establece : 1. La suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, y … la contratación de los servicios necesarios para la suscripción o la contratación citadas anteriormente, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago. El abono del precio, en estos casos, se hará en la forma prevista en las condiciones que rijan estos contratos, siendo admisible el pago con anterioridad a la entrega o realización de la prestación, siempre que ello responda a los usos habituales del mercado«. Os invito a leer el post de Javier Vázquez Matilla en una entrada de su blog ya que aporta mucha información sobre estos contratos y algunas controversias que han despertado.
Desconozco los motivos que llevaron al legislador a tener este «detalle» con este tipo de suministros y no con determinados productos informáticos (por qué no con licencias AUTOCAD?) Pero dando por sentado que fue una buena idea establecer esta «salvedad», sobre estos contratos podemos destacar:
-Hay que tener en cuenta que están exentos de fiscalización previa. Así lo dispone expresamente el articulo 151 f) de la Ley General Presupuestaria y sus homólogas autonómicas «No estarán sometidos a la fiscalización previa….los contratos de acceso a bases de datos y de suscripción a publicaciones que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada.
-Una de las controversias es su duración, ¿debe estar limitada al año como el contrato menor? La verdad es que por regla general este tipo contratos de suscripción suelen tener una duración estable, no solo para una anualidad. Por tanto, esta cuestión no es baladí: que se haga por 5 años siempre que su importe no supere SARA podría hacerse por esta tramitación directa (según la Junta Consultiva de Canarias tal y como cita el Blog de Javier Vázquez Matilla). Sin embargo, si entendemos, como la JCCA que si rige esta limitación de la anualidad, lo que entiendo que en ningún caso cabria es contratos menores sucesivos y por tanto debería seguir la tramitación que según su importe habilite la LCSP en función del número de años que pensemos hacer uso de la misma.
-Respecto a la la publicidad de estos contratos tampoco es generalizada por lo que paseando por los perfiles de contratación no hay demasiada información sobre los mismos: unos se abonarán mediante anticipo de caja fija , en otros casos se categorizan como Menor y otros perfiles tienen una categoría especial para estos contratos de la DA9º …en definitiva, como es habitual no tenemos unos datos precisos sobre su número , duración y tratamiento.
En medio de esta confusión lo que está claro es que este tipo de contratos pueden constituir un riesgo por la facilidad de su tramitación, su menor intensidad de control y que acabe utilizándose para algo que no fue para lo que inicialmente pensó el legislador.. Así, si ponemos algo de atención vemos que silenciosamente está extendiéndose la formalización de estos contratos de suscripción de bases de datos algo diferentes a los que veníamos acostumbrados. A mi no me plantea mucho problema asumir este beneficioso trato para aquellos contratos en los que si hacemos la «ficción» de considerar que con el máximo de duración permitido por la Ley (5 años) ese valor continuara siendo menor al SARA (221.000€ para el año 2024). Más dudas me plantea el supuesto de contratos de sumas importantes al año (debajo de SARA) pero que pretenden perpetuarse año a año y que si tuviéramos en cuenta la duración total superaría con creces ese umbral.
¿Qué hacer en este supuesto?
- Si en la contabilización del expediente participa el órgano de control y podemos advertir que en ningún caso podría efectuarse otro contrato sucesivo por la misma vía creo que es conveniente hacerlo. En el supuesto de que después de un año se quisiera continuar con esta suscripción, si la duración total (pongamos el máximo de 5 años) supera el umbral de SARA deberíamos reconducir este contrato a su tramitación conforme al importe previsto en la LCSP (en los casos que están surgiendo y a los que me refiero serían procedimiento abierto) y por supuesto con el régimen de control ordinario (en general fiscalización previa)
- Además creo que en estos supuestos se debe acudir al acto de comprobación material de la inversión.
Si, es cierto que se trata de bienes inmateriales, pero este es el gran reto al que nos enfrentamos los órganos de control interno: gran parte de las inversiones de las organizaciones ya no son servidores físicos,(esas grandes cabinas con luces) sino que son productos de almacenamiento en la nube. Nuestro papel en este trámite tiene que adaptarse a las nuevas realidades. En este acto de comprobación debemos comprobar los accesos y usos de esa base de datos. Puede darse el caso de que parezca desproporcionado el precio del contrato con las consultas efectuadas. En ese supuesto se debe pedir un informe complementario al órgano gestor que es cuando debe explicar a que obedece ese precio, y ahí es donde puede comprobarse que en muchas ocasiones esos precios se justifican por servicios «ocultos» . Es un riesgo de estos contratos , el que se enmascaren servicios con el acceso a las bases de datos. - En el supuesto de que veamos que el uso de esta vía de contratación se incrementa, podría dedicarse una atención especial en la planificación para efectuar un control especifico de los mismos en el control financiero permanente de contratos menores.
En definitiva, esta es una demostración más de que necesitamos un nuevo marco normativo que permita una mayor adaptación a una realidad volátil. El ejercicio de la función interventora (en sus diferentes modalidades : como la fiscalización previa o comprobación material de la inversión)debe fijarse en atención a los riesgos y no a reglas estáticas por meros limites de importes o tipos que provocan que se utilicen de forma indebida….Creo que el futuro del control debe encaminarse a posibilitar una respuesta ágil al entorno porque … todo puede mejorar!!
