Del dicho al hecho: automatizar la contabilidad

El DOCM del 20 de abril de 2022 publica una Resolución de la Intervención General de la Junta De Comunidades De Castilla-La Mancha por la que se dispone la automatización de la toma de razón en contabilidad de determinadas operaciones en el sistema de Información Económico-Financiero. A pesar de que la actuación administrativa automatizada (AAA) no es ninguna novedad en el ámbito administrativo, me parece que con esta resolución damos un paso de gigante en la Intervención General. En noviembre de 2023 esta Resolución ha sido sustituida, te lo cuento en esta entrada)

Lo cierto es que en los medios causa furor el hablar del uso de la Inteligencia Artificial e incluso de la robotización , pero en mi opinión, la clave para avanzar en la transformación de las AAPP es la automatización . Aún falta madurez en la mayoria de AAPP para una aplicación generalizada y exitosa de la Inteligencia Artificial..

Esta resolución que se publica en el DOCM viene a dar cumplimiento a unas exigencias que establece la (mejorable) normativa que tenemos sobre la AAA, y que aprovechando su repaso, realizaré propuestas o cuestiones que son de interés en su implantación:

• AUTOMATIZAR NO ES UNA OPCIÓN. Ya comenté en la entrada dedicada al Reglamento de Administración electrónica que uno de los mayores errores de esta norma ha sido mantenerse equidistante entre la tramitación tradicional y la automatizada , al contrario que la versión borrador que claramente establecía una preferencia por la automatización ..pero …¿cómo no? ¿Acaso no nos vincula el principio de eficiencia? Parece haber presiones para no fomentar la automatización con el fin de evitar una perdida de empleo público…Este enfoque parece miope y cortoplacista, una Administración obsoleta jamás podrá ser garante de un empleo público digno y valorado por la sociedad a la que servimos…serán subsidios permanentemente cuestionados. Hay que anticiparse, preparar a las personas más afectadas por la automatización, propiciar y acompañarles en su cambio de funciones, derribar los departamentalismos, liderar esos nuevos espacios que se abren para nuevas demandas sociales, crear espacios horizontales y líquidos que respondan a la acuciantes retos que a los que nos enfrentamos(pandemias , Next Generation etc..). Mirar para otro lado no solventará el problema. Por tanto, diga lo que diga la normativa, automatizar es un deber.
• ÁMBITO Y DEFINICIÓN La Ley 40/2015 establece una definición muy amplia de la AAA, al determinar que es «acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público …» Dentro de esta definición ¿se incardinaría el rechazo de una factura por un punto de entrada de facturas electrónica?¿el control por diseño establecido en cualquier aplicación que te rechaza un formato erróneo de documentos? ¿el asiento de presentación ante un registro electrónico?…¿la consulta mediante RPA de estar al corriente de obligaciones tributarias? Todos estos ejemplos encajarían en la definición dada por la ley, pero la calificación de la misma como AAA exigiría que su implantación se acompañara de requisitos formales … Lo cierto y verdad es que al observar la realidad parece caprichosa la opción de ir por la vía de hecho, o bien regular con las exigencias de uso de la AAA que impone la normativa.
  Ejemplos de uso de la AAA con regulación lo podemos ver con cierta frecuencia en el BOE : Hasta ahora la actuación administrativa automatizada se establece para emisión de copias , comunicaciones, emisión de certificados…pero también casos más complejos como los supuestos de actas de infracción extendidas en el marco de actuaciones administrativas automatizadas ( Real Decreto 688/2021, de 3 de agosto, por el que se modifica el Reglamento general sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social )
  En muchos otros casos, esta actuaciones se efectúan sin mediación de formalidad alguna, es una mera implantación de herramienta informática sin más ….Esto empieza a preocuparnos más cuando entendemos que en esa laxa definición de AAA cabe el uso de algoritmos y en la normativa estatal no hay limite alguno para su uso( a diferencia de alguna autonómica como la Ley catalana o el decreto andaluz que no permiten la toma de decisiones discrecionales de forma automatizada).
  Yo a la hora de automatizar, lo tendría claro, en la medida de lo posible lo haría mediante una regulación normativa y cuando esa AAA tenga efectos externos a la AAPP, con mucha más razón.
• FORMALIDADESNECESARIAS La Ley 40/2015 establece algunos requisitos, formales:
  • Determinación de responsabilidades: El legislador no quiere que la automatización suponga indefensión para el ciudadano, que el acto lo produzca un sistema informático no puede significar que no puedas defenderte del mismo. Es por ello que impone para el uso de la AAA dictar una resolución que determine el órgano u órganos competentes, que serán: 1) El responsable «material o sustantivo» (el que conoce el negocio, dirá lo que se debe hacer y que resultados debe conseguir) y 2) responsable tecnológico (responsable del diseño informático) cada cual responsable en su ámbito para que el ciudadano sepa a quien acudir. En el ámbito estatal la determinación de una actuación administrativa como automatizada se autorizará por resolución del titular del órgano administrativo competente.
  • Publicidad : Esa resolución en el ámbito estatal debe publicarse en la sede electrónica , no obstante en el BOE se pueden ver con frecuencia la publicación de resoluciones declarando la implantación de la automatización en uno u otro ámbito. Creo en la bondad de cumplir las formalidades no sólo para que las actuaciones no incurran en vicios que determinen su anulabilidad sino también como herramienta de gestión de cambio. Los funcionarios damos mucha importancia a la publicado de forma oficial…y lo que está al margen Boletín Oficial no es cosa seria. En mi opinión es mejor publicarlo en los dos medios. Uno por oficialidad, el otro por fácil accesibilidad y consulta.
• TRANSPARENCIA, ACCESIBILIDAD, EXPLICABILIDAD : Este punto es curioso porque el legislador lo que parece querer es que el ciudadano encuentre fácil aquellos tramites en la que los actos en los que se ha sustituido el empleado público por un programa o sistema. Sin embargo si visitamos las sedes electrónicas es muy raro encontrar esa relación «centralizada» de trámites automatizados…y eso que el reciente RAFME establece como contenido obligado de la sede la «Relación actualizada de las actuaciones administrativas automatizada……Cada una se acompañará de la descripción de su diseño y funcionamiento, los mecanismos de rendición de cuentas y transparencia, así como los datos utilizados en su configuración y aprendizaje¿?( Esto del aprendizaje es tremendo porque parece estar refiriéndose más a Inteligencia Artificial (a la que ni se la menciona en el reglamento) que a una AAA. Amigos TIC, explíquenme este lapsus.
  Al margen de este detalle, lo que se pretende es que el ciudadano entienda con lenguaje comprensible que actuaciones se realizan por el programa. En la Intervención General de Castilla la Mancha puedes encontrar un apartado especifico en su portal de internet (que no sede) entendiendo que cumple la finalidad pretendida. En el anexo se describen las contabilizaciones que dejarán de realizarse por empleados y se harán por el sistema… un anexo que se irá actualizando y estará vivo porque …esto es solo un comienzo!
• ADIÓS DOCUMENTO CONTABLE , HOLA ASIENTO CONTABLE DIGITAL: En el caso concreto que hemos visto como consecuencia de la automatización se produce la sustitución del documento contable por el asiento contable digital, no siendo necesaria la generación y firma de documentos para avanzar en la gestión, con independencia de que en el caso que se requiera testimonio documental, el sistema facilite que se obtenga un reporte documental de las operaciones realizadas (….una ayudita más al cambio). Y quizás de todo el proceso descrito, lo más difícil será convencer que en cualquier entorno digitalizado la tramitación contable está condenada a ser accesoria, automatizada, sin sustantividad propia respecto del acto administrativo que lo origina.

Los que trabajamos en , para o cerca de las Administraciones Públicas sabemos que de lo dicho al hecho no hay un trecho si no un abismo…es muy difícil llevar a cabo una buena idea en el entorno administrativo porque para lograrlo deben confluir voluntades, competencias, normas y medios….entre otros factores.

Pero en ocasiones, resulta que esa confluencia sucede, y en ese momento, hace que merezca la pena todos los rodeos , vias muertas, y sinsabores que hemos atravesado en el camino que nos lleva hasta aqui….pequeños pasos en la dirección corecta, porque…todo puede mejorar!