Reinventar los clásicos

El Diario Oficial de Castilla-La Mancha publica una innovadora regulación sobre la intervención de la comprobación material de la inversión(Orden y Resolución de Intervención General). Por contextualizar, a aquellos que sean ajenos al control interno, decir que en este tipo de actuaciones el interventor abandona el «mundo de los documentos» (control formal) para ir al mundo real (control material). Cuando se va a finalizar la ejecución de un contrato o encargo, el Interventor efectúa una labor cuasi «notarial» verificando que la obra o prestación que se recibe se adecua a lo estipulado en los pliegos y la oferta del adjudicatario, como requisito previo a efectuar el último pago.

La necesidad de modificar la antigua normativa venía dada principalmente por responder a la problemática a la que nos enfrentábamos :

• Se han producido importantes cambios en los comportamientos de compra: actualmente hay una mayor agregación de compra (se ha alejado físicamente el órgano de contratación del que recibe la prestación), además ahora los suministros se adquieren con servicios de entrega aparejados y se efectúan constantes entregas parciales. (antes las compras de efectuaban por unidades administrativas apegadas a la actuación que se recibía.)
• Complejidad en los bienes/servicios que se reciben: En décadas precedentes las Administraciones Públicas sobre todo ejecutaban infraestructuras (había que construir colegios, hospitales, centros de salud etc…), pero en los últimos años, (en parte por los objetivos que financian los distintos fondos europeos) se adquieren bienes inmateriales: desarrollos informáticos, aplicaciones, innovación etc
• El ejercicio de esta función estaba «desconectada» de la restante actividad de la función interventora. En nuestro caso, la petición de representante de la Intervención así como la designación se hacia en un aplicativo diferente nos invitaba a que no «fluyeran» los datos e información relevante en el proceso: la decisión de designación se realizaba principalmente en función de recursos existentes, intuiciones y casi azar…El resultado de la recepción no aportaba información de valor a la fiscalización del contrato que en su caso diera continuidad a lo recibido o de similares características.
• Dificultad en recabar asesoramiento técnico: Desconozco si en otras administraciones tendrán semejantes problemas pero para la IG de Castilla la Mancha constituía un verdadero quebradero de cabeza el contar con asesores en una región extensa, con gran dispersión geográfica y recepciones cada vez más complejas (tecnología sanitarias, planes de digitalizaciones de aulas…) Si en otro tiempo con que la norma declara que entraba dentro de esas funciones
• El resultado de la intervención era una firma en un documento elaborado por el gestor, después de jornadas de trabajo, el resultado no nos reportaba demasiada información para el ejercicio del control interno.
  

Con esta nueva regulación de la JCCM se introducen elementos que trata de abordar los problemas descritos, y destaco por ser más novedosos los aspectos siguientes:

1. Control 360º.Creo que el cambio mas trascendental es que la comprobación material deja de ser una acto aislado de control, para pasar a ser un elemento del control interno entendido como un proceso continuo (art .1.3) , es decir , lo que se detecte en el ejercicio de la fiscalización previa en la aprobación o adjudicación del contrato debe aportar datos, información y dotar de contexto a la decisión de si se designa o no representante de la Intervención General . Asimismo, las cuestiones detectadas en el acto de comprobación deberán realizar su aportación a la futura fiscalización del contrato que de continuidad al anterior. ( Por ejemplo : ¿apreciamos en el acto de la recepción que la definición del objeto era incompleta o poco precisa? pues esta experiencia debe servirnos para poder aportar valor en la fiscalización del contrato que le suceda en vigencia u otro equivalente) Para hacerlo posible se habilita en la aplicación informática donde se ejerce el control interno (y en su versión móvil) un catalogo de riesgos que serán en su caso añadidos por el interventor cuando plasme su resultado. A modo ejemplo :
   • «Plazo insuficiente para el análisis, preparación o examen adecuado de la documentación e información relevante para realizar el acto de control por parte de la Intervención actuante»
   • «Acto de recepción en plazo muy diferente del previsto en la formalización del contrato o encargo» ……..
     Y así un largo etcétera de riegos estandarizados que pueden ser añadidos por los representantes de la Intervención que participen en el acto de la comprobación. De este modo estamos «sembrando» datos de calidad que a corto plazo nos permitirá ver resultados y permitirán contar con una valiosa información útil a la hora de fiscalizar o decidir sobre si es necesario asistir a la recepción o no.

• Precisamente gracias a esa «siembra» de datos sobre riesgos, la decisión sobre si se designa o no representante podrá estar asistida por el sistema de control interno mediante el análisis basado en datos. Dicha asistencia no constituirá una decisión autónoma, requiriendo la validación de la persona competente para su adopción. En todo caso, el sistema debe garantizar que la propuesta realizada pueda ser modificada a voluntad del usuario. (articulo 4)
• Con carácter general, para efectuar este acto de comprobación la Intervención General no necesitará requerir nada al gestor puesto que todos los datos y la documentación necesaria para efectuar la comprobación material de la inversión consta en el sistema de control interno (el mismo en el que se fiscaliza, y contabiliza) (art 7)
• Se refuerza la distinción entre la participación en el acto de recepción (responsabilidad del gestor) que se materializa en el acta y el acto de control que dará lugar a datos de calidad que se incorporarán en el Escritorio de Intervención y que generará información útil para la evaluación de riesgos en el ejercicio de la fiscalización previa o control financiero (at 9.3)
• Se busca que el asesoramiento prestado a los representantes sea más eficaz, por lo que para el personal asesor ajeno a la intervención se habilita el uso de medios propios e incluso contratación de asistencia profesional (art 6.4)
• Hacia la proactividad: Seguimos trabajando en la integración del sistema de control interno con los sistemas de gestión (en esta entrada os contaba la primera conexión con el gestor de contratos). Cuando esta integración sea plena, el gestor no deberá solicitar nada porque desde la Intervención tendrá toda los datos e información para saber cuando y como debe comunicar su decisión de asistir al acto (Disposición Adicional primera) Si bien en este periodo en el que aún es necesaria la solicitud se establece un limite cuantitativo de 100.000€, la intervención General atendiendo al riesgo podra designar en importes inferiores.
• Adaptación a la nuevas realidades: se regulan las recepciones telemáticas en determinados servicios  o suministros informáticos: la recepción de servicios o programas se hace mediante conexión a los sistemas ,no mediante concurrencia física
• Actuaciones más eficientes, mejor uso de recursos y trabajo en equipo: La resolución posibilita el uso de muestreo así como la realización de actos de recepción conjuntos en el que el Interventor delegado designado establecerá la metodología a seguir, calendario, recursos y criterios que permitan efectuar una actuación homogénea y coordinada por parte de los Interventores Territoriales.

Hace unos años era impensable para nosotros poder hablar de proactividad, orientación a riesgos, , asistencia decisional basada en análisis de datos…y sin embargo, ahora sabemos que no podemos parar esta transformación porque cada vez contamos más datos y herramientas que nos invitan hacer un mejor control, un control útil, que trascienda de la mera formalidad…porque ..todo puede mejorar!!