«Intraoperabilidad»

A mediados de marzo de 2024 el gestor electrónico de contratación de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha conectó con el sistema económico financiero y de control interno. ¿Y qué implica esto? Cuando un órgano de contratación tramita un expediente de contratación en el gestor electrónico de expedientes (se ha comenzado por los contratos menores ) , con los datos que se introducen en dicho gestor se generan de forma automatizada las siguientes actuaciones :

• la confección de la resolución de aprobación y adjudicación del expediente remitiéndose al portafirmas corporativo para su firma por el órgano competente
• generación del apunte contable AD correspondiente en el sistema económico financiero
• Remisión de la resolución firmada junto con el apunte contable al sistema de control interno

Cuando el Interventor Delegado , efectúe su actuación de control se desencadenan otras actuaciones automatizadas (en caso que el acto de control sea favorable):

• Comunicación al gestor de contratación
• Publicación en PLACE de la adjudicación
• Notificación a adjudicatarios y resto de ofertantes

La interoperabilidad se define como la » Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos» Realizo en el titulo de esta entrada la variación a «INTRAOPERABILIDAD » para enfatizar que los sistemas de la Administración Publica en un primer envite concentraron sus esfuerzos para conectar con sistemas externos de otras AAPP (sobre todo de la AGE) para dar cumplimiento las obligaciones que impuso la primera generación de normas de la administración electrónica que fundamentalmente se preocupaba porque el ciudadano/proveedor/licitador… accediera electrónicamente a los servicios públicos: conexión entre registro electrónicos (SIR), con FACE, con PLCSP…

Pero con la legislación de 2015 se trata de que se «interiorice» esa transformación digital. Si bien en un primer momento la administración apostó por «grandes proyectos» y por tanto parecía que dentro de una Administración no era necesaria esa «interoperabilidad» porque todo estaría en un mismo sistema hoy día esa visión parece superada y de lo que se trata es que los «pequeños» y «diferentes» sistemas se comuniquen entre ellos, y a ser posible de manera autónoma.

En la intervención General de Castilla la Mancha se apuesta por esta «intraoperabilidad» claramente en la Orden que regula el sistema de control interno «La vía preferente de comunicación con el sistema de gestión del control interno será automatizada mediante la integración de sistemas. Los responsables funcionales y técnicos de las diferentes aplicaciones informáticas que gestionen expedientes administrativos con repercusión presupuestaria instarán la realización de los trabajos oportunos para el diseño de esta comunicación que incluirá, en la mayor medida posible, controles y garantizará la debida integridad y autenticidad de la documentación administrativa sujeta a control interno.

Las ventajas de entre sistema de relación son muchos, pero podemos destacar:

1. El gestor se centra en su «negocio»: no debe entrar en sistemas ajenos a su gestión para efectuar apuntes contables, no debe cargar datos ni documentos para que el órgano de control pueda efectuar la función interventora o contable
2. El control por diseño: en el trabajo previo y conjunto entre equipos para efectuar esta integración de sistemas ya hay acuerdos importantes:
   • el modelo de resolución por la que se adjudica el contrato menor contiene todos los elementos que son necesarios por lo que ya no hay olvido o malas practicas posibles , al generarse el documento por el sistema. Con ese trabajo previo de diseño se eliminan numerosas comprobaciones a efectuar en las unidades de intervención (correspondencia del importe del apunte con el de la resolución, naturaleza del apunte etc..) y
   • se minimizan los errores de tramitación…el sistema se diseña para que sepa en cada momento cuando debe remitirse a las unidades de control sin que puedan generarse fallos humanos u olvidos que den lugar a omisiones de la función interventora
3. Calidad del dato: anteriormente lo que importaba era el dato de la resolución que se firmaba en papel y mas tarde en PDF…lo que se ponía en el gestor electrónico no tenia importancia…ahora el dato cobra todo su protagonismo . El campo «objeto» que se introduzca en el sistema será el que figure en la resolución por la que se adjudica el contrato, el campo «importe» implicará la cantidad por la que se efectúe el apunte…la trascendencia de la calidad del dato hará que los empleados sean mucho mas cuidadosos a la hora de introducirlos en el sistema. Estos datos de calidad y enriquecidos crearan un entorno propicio para la implantación de proyectos de Inteligencia Artificial.
4. Profesionalización si, pero sobre un procedimiento sencillo y eficiente: Se habla mucho de la necesaria profesionalización pero no hay más que ver las resoluciones de los TARC y Juntas Consultivas para ver que en muchas ocasiones las controversias o dudas se generan por un proceso mal diseñado y sin su necesaria implementación tecnológica. Efectuar estas integraciones de sistemas obliga a racionalizar el proceso y a diseñar el sistema de tal manera que guie al gestor….dejemos la profesionalización para las cuestiones sustantivas y de juicio, no para las cuestiones mecánicas y accidentales que bien pueden hacer la tecnología.
5. Homogeneidad de actuaciones: con este modelo de gestión tiene menos cabida las improntas personalistas (o caprichos personales) y sin embargo favorece la implantación de la visión estratégica corporativa. A los controladores les da confianza porque encontrarán los datos y la información sistematizada con independencia de órgano del que provengan
   
   Las dificultades que tienen estos proyectos de integración no son pocas, pero destacaría dos:
   • Alinear a los equipos funcionales y tecnológicos de unidades diferentes ..muchas veces las prioridades/urgencias departamentales nos impiden dedicar recursos a cuestiones estratégicas por muy trascendentales que éstas sean.
   • Estos proyectos afectan a otros actores tangenciales que tienen que replantear sus procedimientos sin ellos buscarlo ni siquiera desearlo: ¿Cómo actuar durante las labores de apertura de ejercicio cuando quiera tramitar un contrato con un presupuesto bloqueado? ¿hay que replantearse la autorización de superación de porcentajes en el este tipo de procesos de alto contenido automatizado? ¿No es necesario otro tipo de control?
     

En la Administración Autonómica de Castilla la Mancha se inicia un camino que será largo pero en el que el resultado será diferencial en la gestión de recursos públicos..los procesos se simplifican de tal manera que esa demandada «profesionalización» de los recursos estará al alcance de casi todos los participantes en el proceso ya que los sistemas serán aliados de la buena gestión porque…todo puede mejorar!!