El 28 y 29 de noviembre de 2018 se celebró una esperada reunión de la IGAE con las Intervenciones de las Comunidades y Ciudades Autónomas, y uno de los temas que se puso sobre la mesa fue la problemática que plantea la administración electrónica a la mayoría de los órganos controladores. En la mayor parte de las administraciones aun hay gran cantidad de expedientes mixtos, es decir, formados por documentos firmados electrónicamente y otros en papel. No existe casi ningún caso de plena tramitación y archivado electrónico…entonces..¿Como emitir el informe de fiscalización? ¿Debemos entrar a fiscalizar en los diferentes sistemas informáticos en que estos actos administrativos se producen? ¿Que hay de la contabilidad?¿Se deben firmar electrónicamente los documentos contables?. Partiendo de los datos recogidos con carácter informal en el seno de esa reunión decidí realizar un articulo que expusiese la problemática común y las soluciones adoptadas por unas u otras administraciones.

Ese trabajo fue publicado en el numero 74 de la Revista Auditoria Publica y aquí os dejo un resumen del mismo:

1º CUIDADO CON LAS SOLUCIONES INDIVIDUALISTAS:

Cuando se dictan las nuevas Leyes de Procedimiento y Regimen Jurídico surgen acciones espontaneas de empleados publicos que deciden firmar electrónicamente. Imprimen el documento firmado electrónicamente, nos lo adjuntan en papel y nos invitan a que si queremos ver la vigencia del certificado nos remiten el original por correo electrónico y los comprobemos en herramientas como valide. Es duro decir NO a alguien con inquietud innovadora, pero un empleado no puede velar solo por como se genera «su acto» sino que tiene que ser consciente que forma parte de un expediente que tendrá que ser archivado de forma integra. Al interventor se le tiene que remitir el expediente original y completo y no puede ser que un documento, por muy valido que sea el certificado electrónico con el que lo emita no tenga un soporte corporativo.En la Intervencion de CLM nos vimos obligados a reiterar lo que decía la ley de procedimiento mediante Orden de 14/09/2016 DTU con el fin de para evitar actuaciones individualistas que provoquen perdidas de documentos originales de los expedientes: «En tanto que los actos de contenido económico no se integren en un gestor electrónico de expedientes, pero incluyan documentos firmados electrónicamente, estos últimos deberán cumplir, en todo caso ……lo dispuesto en la ley de procedimiento (articulo 27.3c actual LPAC)  …..incluyendo un CSV y una referencia temporal.

¿COMO SE FORMALIZA EL INFORME DE FISCALIZACION?

La IGAE lo resolvió estableciendo que el informe se emitirá de la misma forma que se remita el expediente: si se hace papel será con firma manuscrita y se se remite electrónicamente se efectuara en este soporte. En la IG de Castilla la Mancha optamos por emitirlo electrónicamente siempre y en todo caso se incluiría un CSV por si el expediente era archivado en papel la impresión de este informe tuviera el carácter de copia autentica (art 27.3 c LPAC)

¿DONDE Y COMO EXAMINO LOS DISTINTOS EXPEDIENTES?

Este elemento es clave porque es fundamental para el interventor contar con una copia exacta e inmutable del expediente que fiscaliza (y mas en estos tiempos que hay cientos de versiones de cada documento!)

Las primera solución que suelen ofrecer los gestores es: «te doy un perfil en mi gestor de expedientes y ya entras a ver…» esto para un rol de auditor de sistemas estaría bien, pero para un órgano que ejerce el control previo puede ser una locura entrar terminar accediendo en 5 o,6 o 10 aplicaciones distintas. Desventajas claras en el desgaste de aprendizaje de cada una de ellas pero sobre todo porque el interventor no podría analizar su carga de trabajo, deberia ir entrando en cada una de ellas para ver que tiene de cada tipo.

La IGAE lo ha solucionado con IRIS plataforma de envío de expedientes a la Intervención, via de entrada unificada. En la Generalitat de Cataluña lo han resuelto con la imbricación de los principales gestores de procedimientos electrónicos con repercusión presupuestaria en el sistema económico financiero.

Este último supuesto permite que llegado el momento la aplicación de gestión del procedimiento electronico envie la informacion necesaria al sistema economico financiero donde se recabará el conforme del interventor (fiscalizacion previa) lo que permitirá que la aplicación de gestión del procedimiento electronico continúe con la tramitación.

Cada departamento trabaja en su aplicación de gestión y el interventor trabaja exclusivamente en el sistema económico financiero: son los sistemas los que se comunican llegado el momento, evitando que los empleados tengan que ir entrando en sistemas ajenos al suyo.

Esto que supone una novedad en el entorno de la administracion lo vemos diariamente en el entorno privado cuando realizamos la compra en una tienda online y en el momento de finalizar la compra la tienda online le envia los datos a la pasarela de pago del banco y espera su ok para continuar. El usuario paga en la aplicacion del banco y una vez recabado el ok se retorna el control a la tienda online que finaliza la compra quedando contabilizado el gasto en tu cuenta.

4º SE TRATA DE TRANSFORMAR NO DE DIGITALIZAR LA BUROCRACIA La innovación no es mandar a un portafirmas electrónico lo que antes firmábamos en papel. A la hora de afrontar un proceso de transformación hay que hacerse la siquiente cuestión:

¿Se puede negar alguien a firmar un documento de Disposición de Gasto una vez firma una propuesta de concesión de subvención o de adjudicación de un contrato? La respuesta es NO.

Entonces esa firma como acto de voluntad es innecesario. La contabilidad tiene que reflejar lo que sucede en la vida administrativa y las nuevas tecnologías permiten que esta se automatice casi en su totalidad….no lo lleves a un portafirmas electrónico. Debe asumirse que no todo acto administrativo debe materializarse en un documento, la sustitución de los documentos contables por apuntes es una realidad que empieza a ser utilizada en la Administración Pública y desde hace muchísimos años funciona exitosamente en la privada.

5º NUEVOS PERFILES, NUEVAS TAREAS MAS CENTRADAS EN DATOS QUE EN DOCUMENTOS

Se necesitan nuevos perfiles y aptitudes en el personal que se recluta en los órganos de control para afrontar y anticiparse a los nuevos riesgos que genera la administración digital, así como para aprovechar las infinitas ventajas que ésta aporta al productividad y eficacia de la gestión administrativa.

Se requiere hacer un especial énfasis en las auditorias de sistemas que permitan poder confiar en las herramientas en las que estamos confiando la totalidad de la gestión administrativa.

Las unidades de intervención deberán contarán con sistemas que permitan centrarse en los datos, aprovecharlos e interpretarlos. Se deben minimizar la realización de las meras comprobaciones que son fácilmente automatizables e ir dejando paso a las actuaciones reflexivas que aporten valor a la gestión.

Si este resumen te ha parecido interesante y te ha dejado con ganas de mas puedes consultar el articulo completo en Revista Auditoria Publica.

La función interventora en el contexto de la administración digital autonómica
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Matilde Castellanos Garijo


Funcionaria Cuerpo Superior de Comunidad Autónoma,Especialidad Jurídica, Máster en Dirección Publica y en Dirección TIC. Desde los inicios de mi etapa profesional he estado, sin saberlo, ligada a procesos de innovación publica. Así, participé en la puesta en marcha del Portal del Empleado y Concurso de traslados on line, Diario Oficial de Castilla La Mancha Electrónico...nunca he abandonado la búsqueda de mejorar los servicios públicos. Desde el 2008 trabajo ligada al ámbito económico financiero en el que he participado en la implantación de la Factura electrónica así como la firma electrónica en el sistema económico financiero. Soy docente en cursos de la Escuela de Administración Regional en los que intento transmitir el entusiasmo por la innovación y mejora en todos los ámbitos de la Administración Pública.


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